Comment importer mon fichier clients/prospects/fournisseurs ?

Sellsy vous propose une puissante interface pour gérer vos imports de données.

Pour importer des sociétés ou des contacts, cliquez Réglages puis Imports de données.

Vous arrivez alors dans page de gestion des imports, qui vous donnera accès à l'historique de vos imports.

Cliquez alors sur Importer des données.

Vous pouvez alors choisir quel type de données vous souhaitez importer :

  • sociétés : il s'agit d'entités juridiques facturables de type sociétés
  • particuliers : il s'agit d'entités juridiques facturables de type personne physique
  • contacts : il s'agit de contacts nominatifs qui peuvent être reliés (ou non) à une société

Quand vous choisissez le type d'import désiré, le système vous affiche l'ensemble des champs pouvant être importés :

Note : les champs en gras sont les champs obligatoires pour l'import.

Important : pour vous simplifier le travail de préparation de votre fichier, vous pouvez télécharger un modèle vide contenant toutes les colonnes attendues dans votre compte.

Dans la fenêtre suivante, vous allez pouvoir paramétrer votre import.

Import de vos données dans l'interface

Pour télécharger votre fichier vous avez deux options :

Copier/coller depuis Excel :

C'est la solution à privilégier car elle évite tout risque d'erreur quand à l'encodage de votre fichier. Si votre fichier est OK dans Excel (ou autre tableur), elles seront OK dans Sellsy.

Pour utiliser cette fonction, sélectionnez simplement vos données dans Excel puis collez les dans la case qui vous est présentée :

Le résultat ne ressemble à rien, mais pas d'inquiétude, c'est normal.

Importer un fichier CSV

L'autre solution consiste à importer un fichier que vous avez préparé en CSV.

Dans ce cas vous pourrez choisir le type de séparateur de colonnes de votre fichier (généralement le point virgule en Europe) ainsi que l'encodage (nous vous conseillons de toujours privilégier l'import de fichier encodés en UTF-8).

Préparation de vos données pour l'import

Une fois vos données prêtes, cliquez sur Analyser les données.

Vos données s'affichent alors sous forme de colonnes.

Les colonnes en vert ont été directement reconnues par le système, il n'y a rien de plus à effectuer (sauf erreur bien entendu).

Quand une colonne s'affiche en bleu cela signifie que les données n'ont pas été reconnues :

En cliquant sur le menu déroulant vous pouvez choisir de ne pas importer la colonne (qui s'affiche alors en gris).

Vous pouvez également choisir un des vos champs existants dans Sellsy, la colonne passe alors au vert.

Quand toutes vos colonnes sont vertes ou grises, vous pouvez alors importer votre fichier.

Note : si votre fichier comporte de nombreuses colonnes à ne pas importer, vous pouvez les gérer d'un seul clic au dessus du listing.

Options avancées : mise à jour, conflits...

Avant d'importer vos données, vous pouvez définir un certain nombre de paramètres si votre fichier constitue une mise à jour de votre fichier Sellsy existant.

Choisir les champs de comparaison

Les champs de comparaison vous permettent de vérifier l'existence de vos données et de les mettre à jour le cas échéant.

Par exemple, si vous voulez mettre à jour la société ACTIVANE, vous pouvez indiquer au système de la reconnaître :

Plusieurs types de champs de comparaison sont disponibles :

Important : si vous choisissez plusieurs champs de comparaison, le système ne trouvera de comparaisons que si tous les champs sont trouvés. Dans le cas contraire, un nouvel enregistrement sera inséré.

Si par exemple vous avez modifié le nom d'une société, ne choisissez pas ce champ de comparaison.

A savoir : les identifiants Sellsy sont crées lorsque l'objet est lui même créé dans Sellsy. Vous ne pouvez donc les récupérer que via un export de données existantes et il ne faut pas renseigner cette colonne pour une import de nouvelles données.

Actions de mise à jour

Ces actions vous permettent de choisir l'attitude à adopter quand une correspondance est trouvée.

Si la donnée n‘existe pas dans Sellsy, vous pouvez choisir d'insérer un nouvel enregistrement ou de ne rien faire.

Par exemple, si vous importez une mise à jour et que le fichier contient une société qui n'existe pas dans votre compte, vous pouvez choisir de la créer ou pas.

Si la donnée est trouvée dans Sellsy, vous pouvez choisir de mettre à jour l'enregistrement, ou pas.

Si une cellule de votre fichier est vide, vous pouvez choisir d'écraser la valeur ou pas.

Par exemple, si le téléphone du contact est rempli dans Sellsy mais pas dans votre fichier de mise à jour, vous pouvez choisir de ne pas impacter les données existantes dans votre compte.

Enfin, pour les smart tags, vous pouvez choisir soit d'ajouter les smart tags de votre fichier aux smart tags existants sur Sellsy, ou de les remplacer complètement.

Options d'import des champs personnalisés

De la même manière, vous disposez d'options sur la conduite à tenir pour les champs personnalisés.

Si un champ personnalisé obligatoire est vide, vous pouvez choisir d'importer la ligne en laissant le champ obligatoire non rempli, ou de ne pas importer la ligne.

Si une valeur de champ de type liste n‘existe pas, vous pouvez choisir de la créer ou de ne rien faire.

Par exemple, si vous avez un champs personnalisé de type liste contenant les valeurs Nord, Sud et Est sur Sellsy et que votre import contient la valeur Ouest, vous pouvez choisir de l'ajouter automatiquement à votre champ personnalisé.

Si une cellule de champ personnalisé de votre fichier est vide, vous pouvez choisir d'ajouter automatiquement la valeur par défaut renseignée dans votre compte Sellsy ou ne rien faire.

Validation de votre import.

Les paramétrages de votre import sont terminés, vous allez maintenant enregistrer et lancer l'import.

Vous devez dans un premier temps cliquer sur le bouton " valider mon import " tout en bas de la page.


Une fenêtre s'affiche ensuite pour vous inviter à valider définitivement votre import :

Important : Vous devez obligatoirement valider sur cette dernière fenêtre, sans quoi l'import sera annulé en cas de changement de page.

Suivi de votre import et actions possibles

Votre import lancé, vous êtes redirigé sur l'aperçu de votre import.

Pendant le traitement, votre import est en attente de traitement :

Au même endroit, vous trouverez les caractéristiques de votre import.

Quand votre import est traité, vous recevez une alerte email et la présentation du résultat se met à jour sur Sellsy :

L'onglet Modifications vous permet de vérifier les actions pour chaque ligne :

Si vous faites un clic droit sur un ligne vous pouvez accéder au détail des modifications pour la ligne concernée :

Vous avez également accès à plusieurs actions :

Le premier bouton vous permet d'annuler l'import avant qu'il ne soit traité par le système.

Le deuxième vous permet d'annuler les changements et de revenir à l'état d'origine avant import.

Le troisième vous permet de télécharger le fichier d'import retraité au format Sellsy.

Enfin vous pouvez également télécharger le fichier d'erreur pour analyser les lignes ayant posé problème.

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