Fonctionnement des statuts de documents

Les documents de vente Sellsy possèdent tous une gamme de statuts correspondant à leur état d'avancement dans le processus de vente.

Ces statuts diffèrent d'un type de document à l'autre. Voici par exemple les statuts disponibles pour un document de type Facture :

L'avantage de ces statuts est de vous permettre d'accéder rapidement et facilement à l'information, l'exemple type étant de filtrer les factures en retard pour relancer les clients.

La plupart des changement de statut sont automatiques. Par exemple :

- l'enregistrement d'un paiement total sur une facture va changes le statut en Payée

- l'envoi par email d'un devis va changer les statut en Envoyé

De la même manière, les changements de statuts entre documents liés sont aussi effectués automatiquement.

Un exemple simple est la transformation d'un devis en facture, qui va changer le statut du devis à Facturé.

A tout moment vous pouvez vérifier l'enchaînement des documents et des statuts en cliquant sur Historique du document depuis l'aperçu du document concerné :

L'onglet affiche alors l'ensemble des documents et leurs statuts :

Restriction sur les modifications des factures :

Une facture émise doit être figée et ne plus être modifiée. Vous ne pouvez donc pas modifier / supprimer une facture à compter du moment où elle sort du statut "Brouillon".

Afin de respecter les bonnes pratiques de facturation, vous ne pouvez plus annuler une facture dans un autre statut que brouillon, vous devez créer / lier un avoir et ensuite effectuer une nouvelle facture.

Afin de pouvoir identifier les factures qui possèdent au moins un avoir, vous avez la possibilité de filtrer depuis la liste des factures.

Cas particuliers

Dans certains cas, le système ne peut pas déterminer lui même les statuts des documents parents, car la gestion des statuts se base sur la notion de solde.

Par exemple, si un devis a donné lui à des factures légèrement différentes (ajout d'une remise par exemple), le total des factures diffère du montant du devis.

Dans ce cas de figure, le système vous demandera à l'enregistrement quel statut vous souhaitez appliquer aux documents en amont.

Note : cette alerte sera affichée si le montant total est inférieur ou dépasse le montant du document parent (le devis dans cet exemple).

Ces règles s'appliquent sur toute la chaîne de documents.

Vous pouvez par exemple, à partir d'un devis, générer plusieurs bon de livraisons, puis plusieurs factures.

Encore une fois, pour un aperçu clair de l'enchaînement de vos documents, consultez l'onglet Historique du document.


Astuce : si vous cliquez sur les documents dans l'historique, vous accédez directement au document concerné.

Cet article vous a-t-il été utile ?