Synchronisation des agendas et contacts avec Google Sync

Le module Google Sync propose deux fonctionnalités :

  • la synchronisation de vos agendas Google sur Sellsy
  • le transfert de vos contacts Sellsy vers votre compte Google

Le module fonctionne pour les versions gratuites (Gmail) ou payantes (Google Apps).

Activer le module Google Sync

Pour activer le module, rendez-vous dans le Store depuis votre compte Sellsy.

Une fois le module activé, vous devez vous rendre dans les réglages du module. Pour cela, cliquez sur Réglages dans le menu principal et ensuite Google Sync.

Cliquez ensuite sur Me connecter pour connecter votre compte Google. Vous êtes dirigé vers la page d'authentification Google.

Cliquez sur “J’accepte” et votre compte Google sera connecté :

Juste en dessous, vous pouvez alors choisir de synchroniser les contacts et/ou votre agenda.

Si vous rencontrez un problème vous retrouvez en bas de la fenêtre, un lien vous permet de réinitialiser le module pour repartir à zéro.


Gestion de l’accès de vos collaborateurs au module Google Sync

Une fois le module activé :

vous pouvez définir les collaborateurs qui peuvent accéder au module Google Sync en cliquant sur Gérer les accès collaborateurs. Cette option est disponible directement sur le module dans le Store Selsy.

Chaque collaborateur peut choisir de connecter un compte Google spécifique et peut choisir son propre agenda Google par défaut.


Synchronisation des agendas

La synchronisation des agendas Google dans Sellsy apporte les fonctionnalités suivantes :

  • L’ensemble de vos agendas Google et ceux de vos collaborateurs sont directement visibles depuis l’interface Agenda de Sellsy
  • Vous pouvez pilotez l’ensemble des options d’événement Google Agenda depuis l’interface Sellsy (notification, invitation collaborateur et contact externe)
  • Lors de votre premier accès à l’agenda Sellsy, nous vous proposons d’importer vos événements passés (uniquement de l’année 2017) et futurs créés depuis Sellsy vers l’agenda Google de votre choix. Ainsi vous ne perdez aucun événement.

IMPORTANT: si vous activez la synchronisation de votre agenda Google sur Sellsy alors vous ne pourrez plus voir les événements présents sur les agendas des collaborateurs qui n’utilisent pas le module Google sync.

Nous vous invitons à activer le module pour l’ensemble de vos collaborateurs en même temps.


Import de l’historique des événements de votre agenda Sellsy

Afin de garder l’ensemble des événements déjà saisis dans vos agendas Sellsy, nous proposons une fonctionnalité d’import automatique. Cette option est présente lors du premier accès à l’agenda suite à l’activation du module Google Sync et à la connexion de votre compte Google.

Le message suivant s’affichera :

Cliquez sur “Continuer” pour récupérer la liste des agendas de votre compte Google Agenda.

Une fois la liste des agendas récupérés, vous pourrez choisir l’agenda sur lequel vous souhaitez importer l’historique des événements déjà saisis sur Sellsy.

IMPORTANT : par défaut nous importons uniquement les événements futurs, aussi si vous souhaitez importer les événements historiques, nous vous invitons à cocher l’option : Je souhaite récupérer l’ensemble du contenu de mon agenda Sellsy depuis le début de l’année 2017.


Utilisation collaborative de vos agendas Google

Si vous souhaitez accéder aux agendas Google de vos collaborateurs sur Sellsy, vous devez vérifier deux points :

  • votre collaborateur doit connecter son compte Google sur le module Google Sync, activer l'option "Utiliser Google Agenda sur Sellsy" et choisir un agenda par défaut.
  • pour que l’agenda de votre collaborateur soit disponible dans le filtre "Agenda" du module Agenda sur Sellsy, vous devez ajouter l’agenda de votre collaborateur dans la liste des agendas sur l’interface Google Agenda.

L’agenda de votre collaborateur doit être ajouter dans la rubrique Autres agendas (cliquer sur Ajouter l'agenda d'un collège) ainsi il pourra être récupéré dans Sellsy.

IMPORTANT : Si vous ajoutez un nouvel agenda d'un collaborateur sur Google Agenda, vous devez vous rendre ensuite sur Sellsy dans les préférences du module Google Sync et cliquer sur “Mettre à jour mes calendriers” pour récupérer le nouvel agenda.


Gestion des invitations des événements

Le module Google Sync vous permet d’utiliser la gestion des invitations de Google Agenda.

Depuis la fenêtre de création d’un événement, il est possible de définir l’agenda Google sur lequel vous souhaitez créer votre événement.

Vous pouvez également définir :

  • la confidentialité de votre événement : Public / Privé
  • activer la notification par email de vos participants : l’invitation google agenda sera envoyé automatiquement aux participants
  • vous pouvez ajouter des collaborateurs de votre équipe utilisant également Sellsy
  • vous pouvez ajouter également des contacts présents dans votre base Sellsy ou des contacts externes, il vous suffit de saisir une adresse email.

Depuis le détail de votre événement, vous pouvez gérer votre participation à l’événement mais également voir si les autres participants ont accepté ou non l’invitation.


Synchronisation des contacts

La synchronisation des contacts est uniquement descendante : les contacts sont copiés de Sellsy vers Google.

Le périmètre du module est de vous donner accès à vos contacts Sellsy dans votre compte Google, par exemple quand vous créez un email. Il ne s'agit pas d'une synchronisation bi-directionnelle.

Notez que vous pouvez créer des contacts Sellsy (et les modifier) directement depuis Gmail avec l'extension Sellsy pour Gmail.

Vous pouvez choisir le groupe dans lequel vous souhaitez synchroniser vos contacts.

Ce groupe sera alimenté depuis votre compte Sellsy à l'activation du plugin et vos ajouts/modifications sur vos contacts seront synchronisés automatiquement.

Cependant, si vous faites des modifications dans Google, elles ne seront pas remontées dans Sellsy. Il en va de même pour les contacts que vous créez dans Google Contacts.

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