Création d'une facture d'abonnement

Pour créer une facture d'abonnement, vous devez d'abord créer un document modèle, qui servira de base à vos factures d'abonnement.

Pour créer un document modèle, cliquez sur le menu Documents puis sur Créer un document modèle.

Choisissez la catégorie tarifaire dans la fenêtre qui s'affiche puis renseignez votre document comme vous le feriez pour un document normal.

Important : vous pouvez utiliser des variables de dates dans les champs de description de votre facture.

Vous pouvez donc très facilement ajouter des informations de dates qui seront remplacées à la génération du document.

Par exemple Voici votre facture pour [Nom du mois courant] sera remplacé par Voici votre facture pour Avril si votre facture est générée en Avril.

S'agissant d'un modèle, aucune information de client n'est affichée.

Pensez à renseigner un nom pour votre modèle.

Une fois enregistré, l'aperçu du modèle s'affiche. Dans le menu de gauche cliquez sur Créer un abonnement.

Dans la fenêtre qui s'affiche, vous allez définir les caractéristiques de votre abonnement.

Choisissez les informations relatives au client. Notez que vous pourrez modifier ces informations en cours de génération, par exemple si le contact chez votre client était amené à changer.

Le mode de génération est un choix important, deux possibilités s'offrent à vous.

Automatique : la facture sera générée et envoyée au client sans intervention de votre part.

Après validation : la facture sera générée en brouillon, mais ce sera à vous de l'envoyer. Une alerte email vous est adressée.

Juste en dessous d'autres réglages sont disponibles.

Vous pouvez choisir le ou les destinataires, ainsi que le modèle d'email utilisé. Vous pouvez également choisir le moyen de paiement à utiliser.

Vous pouvez ensuite lier dynamiquement la facture d'abonnement aux tarifs de catalogue. Si vous cochez cette option, la facture sera générée en prenant le prix des produits au jour de la génération de la facture.

Vous pouvez également choisir de prendre en compte les promotions éventuelles sur vos produits. Dans ce cas, si la promotion est active à la date de la facture, elle sera appliquée.

L' option suivante vous permet d'afficher la date de la prochaine facture sur votre document.

Vous pouvez désormais passer à la programmation de l'abonnement.

Vous devrez indiquer la date de début (soit la première occurrence), le nombre de factures et la fréquence d'envoi.

Vous pouvez également choisir quel jour du mois vous souhaitez adresser vos factures.

Cliquez ensuite sur Générer l'échéancier.

L'échéancier est affiché. Vous pouvez ajuster les dates ou le mode d'envoi si nécessaire.

Une fois que tout est OK, cliquez sur Enregistrer, votre facture d'abonnement est créée.

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